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Windows 上传限额下的 PDF 压缩

在 Windows 上通过源文件重新导出和 Ghostscript 压缩 PDF，在保留页面顺序、可搜索文本、签名、表单和扫描件的同时，满足上传大小限制。

PDF 是一种容器格式，因此即使页数相同，两个文件的体积也可能相差数百兆字节。文本报告、扫描合同和幻灯片演示需要不同的优化方案。在应用通用的低质量预设之前，先诊断文件内容。

识别导致 PDF 体积过大的原因

在 Edge 浏览器中打开文档，并放大查看不同类型的页面。确认文本是否仍可被选中。页面内容厚重但文本可选，通常意味着嵌入了大型照片或插图。表现为单张图像的页面通常来自扫描仪或打印流程。

PDF 类型最佳首选操作
Word 或 PowerPoint 导出返回源文档
合并为 PDF 的相机照片合并前调整照片尺寸并校正
扫描仪输出条件允许时以合适的分辨率重新扫描
可填写或已签名表单保留权威原件，并测试每个字段

在降低图像质量之前，先移除意外重复的页面。当重复是主要问题时，减少页数是最直接的体积节省方式。

从 Office 源文件重新导出

如果文档源自 Word 或 PowerPoint，请从源文件导出新的交付副本。在 PowerPoint 中，选择 创建 PDF/XPS，若文件用于屏幕审阅，请使用在线发布或最小文件大小选项。

导出前，将全尺寸相机照片替换为交付尺寸副本。在幻灯片内裁剪图像可能仅隐藏像素而未移除底层图像数据。压缩 Office 文档中的图片，通常比反复处理最终 PDF 更有效。

单独保留一份打印质量或归档用的 PDF。上传副本应按目的地命名，例如 proposal-client-portal.pdf。

谨慎重建以扫描为主的文档

当控制扫描过程时，普通黑色文本选择灰度，仅在印章、注释或证据需要时选择彩色。清晰的 150 至 200 DPI 文档扫描，通常比后期激进压缩的高分辨率扫描更具可读性。

在确认是否保留双面页序之前，不要移除空白页。不要仅因预览中背面看似空白就丢弃已签名表单的背面。

若源页面为 JPEG 文件，请在将其合并为单个 PDF 之前，使用 Windows JPEG 上传流程 进行处理。

仅在副本上使用 Ghostscript

Ghostscript 可以重建 PDF 并对嵌入图像进行降采样：

gswin64c -sDEVICE=pdfwrite -dCompatibilityLevel=1.4 -dPDFSETTINGS=/ebook `
  -dNOPAUSE -dQUIET -dBATCH -sOutputFile=upload-copy.pdf master.pdf

/ebook 配置文件是合理的屏幕交付测试标准，并非绝对保证。/screen 可能会损坏地图、扫描件、签名和小标签。逐页比较输出结果，切勿覆盖唯一的源文件。

验证表单、签名、字体和辅助功能

压缩后，除外观外还需验证以下内容：

  • 页数和顺序；
  • 可选文本和搜索功能；
  • 书签和工作链接；
  • 嵌入字体和特殊字符；
  • 表单字段、计算和按钮；
  • 可见签名和加密签名；
  • 图表、地图、印章和手写标记；
  • 需要辅助功能时的屏幕阅读器阅读顺序。

重建 PDF 可能导致数字签名失效。若签名文档超过门户限制，请使用发行方或目的地批准的处理流程，而非修改已签名的文件。

GetCompress 适用于重复的 PDF 交付场景

当源文件可用时，Office 重新导出和受控扫描应作为首选。当 Windows 团队需要为已知的上传流程反复准备图像密集的报告、演示文稿、手册或审阅后的扫描副本时，GetCompress 是更合适的选择。PDF 预设和本地批量处理可在保留主文件的同时，降低嵌入图像的权重。

GetCompress 中的目标文件大小仅适用于视频，不适用于 PDF。目的地限制仍需检查最终文件，且关键的表单或签名记录在任意 PDF 重写后都需要功能验证。

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